Ferramenta de gestão de tempo para gestores escolares mais sustentáveis

No último artigo, falamos sobre a importância da gestão de tempo para a sustentabilidade de sua liderança e neste, vamos oferecer uma ferramenta prática. Você conhece a matriz importante-urgente, ou Matriz de Eisenhower? Seu nome é derivado da frase do 34º presidente dos Estados Unidos, Dwight Eisenhower: “O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante”.

Ela é muito simples e, de forma bem prática, consiste em classificar suas atividades diárias como importante ou não-importante e urgente ou não urgente e a partir das quatro combinações possíveis ter claro o que fazer com cada tarefa.

As tarefas urgentes e importantes devem ser a sua prioridade e ter um espaço reservado em sua agenda diariamente enquanto as tarefas não urgentes e não importantes não deveriam fazer parte de suas atividades diárias. As tarefas importantes e não urgentes devem entrar em seu planejamento e se não trabalhada com o tempo se tornarão urgente, e as não importante mas urgente devem ser endereçadas para minimizar sua energia, como por exemplo, criando planos de ação caso algo urgente aconteça ou delegando aquela tarefa para sua equipe.

Fonte da foto: Laudonline

Apesar dessa simplicidade poucos que a conhecem e precisam melhorar sua gestão de tempo a usam de forma eficaz principalmente por dois motivos:

1) Não sabem definir o que é importante e urgente e tudo é classificado na categoria importante e urgente;

2) Utilizam a ferramenta uma vez de forma errônea e desistem por não ver resultado.

Para o primeiro problema levantado, é crucial você definir claramente quais são seus objetivos profissionais e o porquê, o propósito de sua instituição. A pergunta: essa atividade me deixa mais próxima ou mais distante desses objetivos, é a resposta se é uma atividade importante ou não. E para urgência, deve-se perguntar, se eu deixar para depois vou precisar gastar mais ainda tempo/energia com esse problema? Se sim, marque como urgente.

E por fim, para a correta utilização da ferramenta, recomenda-se que você comece olhando para o passado e não para o futuro. Assim, nos primeiros dias, ao invés de planejar o próximo dia, descreva todas as atividades que você realizou naquele dia e as classifique. Verifique em que quadrante se concentram suas respostas e quais estratégias você pode usar para os dias seguintes.

Para te ajudar nessa tarefa, a Reconectta preparou uma ferramenta especial na qual ao preencher suas atividades e classificação, e automaticamente você já tem a sua matriz de Eisenhower preenchida, aproveitando ao máximo dessa ferramenta de gestão de tempo. Clique nos links abaixo para baixar gratuitamente:

Ferramenta de Gestão de Tempo: planilha completa (para preencher no excel)

Ferramenta de Gestão de Tempo: planilha simplificada (para preencher no excel)

Ferramenta de Gestão de Tempo: folha simplificada (para imprimir)

Teve algum problema para baixar o material ou tem dúvidas sobre essa ferramenta? Escreva para gente pelo e-mail douglas@reconectta.com.